Je vous aide à professionnaliser votre gestion.
Formateur en compta et administration des entreprises, je suis passionné par l'optimisation des activités économiques.
Les charges constatées d’avance servent à repositionner des charges au bon moment, sur l’axe du temps, dans une comptabilité. Dans cet article, j’explique, le rôle du compte de régularisation d’Actif #486, le principe d’indépendance des exercices et les écritures comptables à passer en fin d’année, avec un exemple concret et une vidéo pédagogique.
Qu’est-ce qu’une charge constatée d’avance ?
Les charges constatées d’avance (CCA) font partie des « écritures comptables d’inventaire ». Celles-ci sont incontournables pour produire des comptes annuels fidèles à la réalité du terrain.
Les CCA permettent de rattacher les charges à l’exercice comptable concerné, indépendamment de la date à laquelle elles sont payées. Cette régularisation des comptes répond au principe d’indépendance des exercices, dont je vous dis un mot ci-dessous).
Comme tous les épisodes précédents, cette article issu de mon 'Dictionnaire du Business' s’adresse aux dirigeants de TPE et PME, aux travailleurs freelance et à toute personne qui participe à l’arrêté du bilan comptable de fin d’année d’une entreprise.
Une charge constatée d’avance correspond à des frais déjà comptabilisés en Charges (classe 6 du PCG), mais dont tout ou partie concerne l’exercice comptable suivant.
Il s’agit donc d’une charge comptabilisée par anticipation.
Elle ne doit pas peser sur le résultat de l’exercice qui se termine, car elle n’a pas encore été consommée.
Exemples courants :
- loyer payé d’avance
- prime d’assurance annuelle
- contrat de maintenance
- abonnement logiciel
Très souvent, des charges de cette nature sont facturées (et parfois payées) d’avance, pour une période donnée dont le terme va au-delà de la fin de l’année au cours de laquelle la facture est émise.
Pourquoi enregistrer une charge constatée d’avance ?
Un acheteur doit comptabiliser les factures d’achats (ou autre pièce justificative) à la date où ce justificatif comptable est établi.
Cependant, si tout ou partie du montant de la charge concerne l’année suivante, ce montant doit être reporté dans les charges de l’exercice comptable suivant.
Cette régularisation se fait par le jeu d’une écriture de charge constatée d’avance.
Principe comptable d’indépendance des exercices
Le principe d’indépendance des exercices impose de rattacher les charges et les produits à la période à laquelle ils se rapportent, indépendamment de leur date de paiement ou d’encaissement.
Les charges constatées d’avance sont l’application directe de ce principe dans le cas où des frais ont été comptabilisés avant d’être réellement consommées.
La comptabilité, c’est un ensemble de règles logiques : chaque charge doit être rattachée à l’exercice qui bénéficie réellement de la dépense.
Si une charge est intégralement laissée dans les comptes de l’année N alors qu’elle concerne en partie l’exercice N+1, le résultat comptable de N, et celui de N+1 sera faussé.
Le résultat de N sera sous-évalué, et celui de N+1 sera surévalué. Ceci nuit à la logique économique, mais aussi au calcul de l’impôt sur les bénéfices de l’entreprise.
C’est pourquoi le Plan Comptable Général prévoit des écritures de régularisation, à passer en fin d’exercice. Les charges constatées d’avance permettent donc d’ajuster les charges afin que les comptes annuels reflètent l’image fidèle de l’activité de l’entreprise.
Quel compte utiliser pour enregistrer un CCA ?
Quel compte utiliser pour une charge constatée d’avance ?
Les charges constatées d’avance sont enregistrées dans le compte « 486000 – Charges constatées d’avance ».
Ce compte présente les caractéristiques suivantes :
- il figure à l’Actif du bilan
- il indique une charge non encore consommée
- il est soldé en début d’exercice suivant (extourne).
Le compte #486 neutralise une charge enregistrée prématurément ; il permet son report sur l’exercice où elle sera effectivement consommée.
CCA : exemple de l'assurance payée d'avance
Pour illustrer le mécanisme des charges constatées d’avance, je vous propose de vous appuyer sur l’exemple de la société Lapomme, détaillé dans la vidéo pédagogique ci-dessus.
(Elle est extraite de ma playlist Youtube : « Le Dictionnaire du Business »).
Dans cet exemple, Lapomme règle une prime d’assurance annuelle courant sur deux exercices comptables successifs.
Une partie de la charge concerne l’exercice en cours, l’autre l’exercice suivant.
La vidéo montre pas à pas :
- le raisonnement à adopter
- le calcul de la part à reporter
- les écritures comptables à passer
Schéma d'une écriture comptable de charge constatée d’avance
Ce visuel présente le schéma complet des écritures comptables de régularisation et leur chronologie.
Je l’explique en détail dans la vidéo.
Il y a d'autres comptes de régularisation
Les charges constatées d’avance servent à reporter à plus tard, des charges comptabilisées trop tôt.
D’autres écritures d’inventaires s’imposent parfois comme :
- Les charges à payer (factures non parvenues) servent, au contraire à imputer, sur l’exercice qu’on clôture, des charges consommées pour lesquelles l’entreprise ne dispose pas encore du justificatif comptable.
- La variation des stocks.
Et, pour ce qui concerne les Produits, on doit parfois régulariser aussi :
- des Produits Acquis
- des Produits Constatés d’Avance
lors de l’arrêté des comptes annuels.
Impact des CCA sur le bilan et le résultat comptable
Sur le compte de résultat, la charge constatée d’avance augmente le résultat de l’exercice qui se termine, puisque l’on retire des charges qui ne le concernent pas.
Sur le bilan, (compte 486000 à l’Actif), une CCA figure un « droit » pour l’entreprise, pour un service déjà enregistré en comptabilité, mais qui sera consommé ultérieurement.
Ces ajustements sont indispensables pour présenter une image fidèle du patrimoine et de la performance de l’entreprise.
Les charges constatées d’avance, en bref
Des charges imputées en « Classe 6 » d’une comptabilité, sur foi d’une facture ou d’une quittance, restent parfois « non-consommées » à la fin de l’exercice ou elles ont été payées. Les Charges Constatées d’Avance servent à corriger les comptes pour régulariser des charges enregistrées trop tôt.
Ces écritures de régularisation d’Actif sont passées à la clôture d’un exercice comptable et extournées à l’ouverture du suivant.
Formation : Les Écritures de Fin d’Exercice
Les charges constatées d’avance font partie d’un ensemble plus large d’écritures de régularisation, avec aussi les factures non parvenues, des charges à payer et des produits à recevoir, sans oublier la comptabilisation de la variation des stocks, après inventaire.
Si vous souhaitez maîtriser ces mécanismes et comprendre la logique des écritures de fin d’exercice, je propose une formation dédiée, spécialement conçue pour les personnes qui participent à l’établissement du bilan de fin d’année de leur entreprise.
Cette écriture garantit des comptes justes, cohérents et conformes à la Loi.
Pour un dirigeant, maîtriser la logique des écritures de régularisation du bilan comptable de fin d’année évite des erreurs coûteuses : résultat faussé, dettes mal évaluées, bilan incohérent, voire comptabilité rejetée et redressement fiscal.