Les frais de déplacement, hôtel, voiture, train, etc. sont parfois payés par l’argent personnel d’un employé ou d’un dirigeant.
L’entreprise rembourse ensuite sur foi d’une note de frais. Dans cet article et dans cette vidéo extraite du #dicodubusiness, je vous donne tous mes trucs de pro, pour que, ni votre comptable, ni l’inspecteur des impôts, ne conteste le remboursement de vos frais professionnels.
Je vous aide à professionnaliser votre gestion.
Formateur en compta et administration des entreprises, je suis passionné par l'optimisation des activités économiques.
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Dans cet épisode du #dicodubusiness :
Les charges admises dans la comptabilité sont, logiquement, uniquement celles qui sont exposées dans l’intérêt du business.
Ceci dit, vous trouverez sur cette page toutes les bonnes pratiques pour rendre vos notes de frais probantes, et vous assurer ainsi, qu’elle seront admises en comptabilité, sans aucune contestation possible.
Carte Bleue de l'entreprise : éviter l'abus de bien social
Si, en arrivant au péage autoroutier, je paie avec la carte de ma société, alors que je pars en vacances, je commets un abus de bien social.
Il faut comprendre le droit : même si la société vous appartient, l’argent ressource (l’argent « social », dans le cas d’une société commerciale) ne peut servir que les intérêts de l’exploitation de l’entreprise.
En, droit, et en principe, vous ne pouvez payer aucune dépense privée avec l’argent de l’entreprise. C’est vrai, même si vous remboursez ensuite. Hors oeuvres sociales (dans les grandes entreprises), une entreprise n’avance d’argent à autrui que si cette avance est en lien avec le business.
Donc, si vous avez une CB au nom de votre entreprise, vous la laissez de côté, dans vos temps de vie privée.
Je vais vous dire comment faire pour que vos notes de frais ne vous conduisent pas en garde à vue.
Remboursement de dépenses professionnelles sur note de frais
Ce qui compte, c’est que la dépense soit liée à l’activité de l’entreprise.
Une autre condition concerne le formalisme : pas de justificatif, pas de remboursement.
Il faut penser à récupérer une facture, la note du restaurant, le ticket de parking, etc.
Formaliser la dépense par un justificatif comptable
Les cartes bleues société, confiées aux collaborateurs ou aux dirigeants, pour leur éviter d’avancer des frais, sont le cauchemar des comptables : on paie en CB une multitude de dépenses de faible importance, pour lesquelles personne ne se soucie de récupérer un justificatif.
Un ticket de carte bleue est un justificatif de paiement et non un justificatif de charge déductible en comptabilité.
Un justificatif d’achat, que le comptable pourra prendre en charge, c’est une facture d’achat, un justificatif de voyage en train, une note de restaurant ou un ticket de stationnement. Le ticket émis par le terminal carte bleue d’un commerçant est d’autant plus inutile que les paiements par carte bleue seront justifiées via le relevé de banque du compte professionnel de l’entreprise.
Dépenses non justifiées : elles pénalisent les dirigeants
Lorsqu’un dirigeant d’entreprise tolère, pour lui-même ou pour ses collaborateurs, que des dépenses prises en charge par l’entreprise, sans qu’un justificatif probant puisse justifier l’écriture comptable, l’entreprise est dans une impasse : une dépense non justifiée ne peut pas être laissée dans les comptes. Faute de solution, à la fin de l’année, le total de toutes ces dépenses non justifiées représente une somme, qui finit souvent par être rajoutée à la charge de rémunération d’un dirigeant, en l’absence du justificatif réel. Le dirigeant paie alors, à titre personnel, des impôts et des charges sociales sur des sommes dont il n’a pas vu la couleur.
Je vais être plus clair encore : quand le comptable, ou pire, l’inspecteur du fisc, ne sait pas comment affecter une dépense, faute de justificatif acceptable, ils considèrent que l’argent sorti à été versé au(x) dirigeant(s) ou au propriétaire(s) de l’entreprise.
2 astuces pour des notes de frais recevables
Première astuce : ne pas utiliser de CB société.
L’entreprise verse une avance, aux dirigeants ou aux collaborateurs qui ont habituellement des frais à se faire rembourser.
Par exemple : je dépense, en note frais, environ 1000€ chaque mois.
Mon entreprise m’a octroyé une avance permanente de 1000€.
Si en fin de mois, je présente une note de frais de 900€, l’entreprise me fait un virement de cette somme, ce qui correspond à la reconstitution de mon avance de 1000€.
Cette pratique responsabilise ceux qui engagent des frais pour leur entreprise, car, s’ils n’ont pas de justificatif comptable, ils ne pourront pas demander à être remboursés.
Deuxième astuce : demandez une facture récapitulative, quand c’est possible, pour les frais récurrents.
Par exemple, mon entreprise a souscrit une « carte carburant » chez BOTAL.
Le pétrolier m’envoie une facture par quinzaine, pour les pleins de la voiture que j’utilise pour mes déplacements pro.
Avec ce système, deux avantages : la perte du ticket n’a plus d’importance et, en plus, avec une facture récapitulative, vous réduisez le nombre des enregistrements comptables.