Le reporting, c’est le tableau de bord de pilotage de votre entreprise. C’est un outil décisionnel stratégique qui permet de prendre des décisions objectives, plutôt que basées sur l’humeur ou le ressenti.
Les indicateurs-clés qui le composent sont utiles tant pour le contrôle de gestion d’une entreprise que pour le suivi stratégique des activités d’un organisme à but non lucratif.
Je vous aide à professionnaliser votre gestion.
Formateur en compta et administration des entreprises, je suis passionné par l'optimisation des activités économiques.
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Dans cet article, (et dans la vidéo associée) j’explique le bénéfice qu’une entreprise (ou tout autre agent économique) va tirer de l’exploitation d’un tableau de bord de gestion.
Bâtir le reporting en pensant à la stratégie
Avec le reporting, le bulletin de note de votre entreprise, vous vérifiez si les affaires évoluent comme prévu.
Les indicateurs-clés objectivent le contrôle de gestion. Les décisions ne sont pas prises selon l’humeur ou le ressenti des décideurs.
Les indicateurs-clé que vous allez actualiser régulièrement sont sélectionnés pour leur lien avec le plan stratégique de votre organisation.
Relier indicateurs-clés et facteurs clés de succès
Un business plan ou un objet social associatif, ce sont des documents stratégiques.
Tous ceux qui les définissent ainsi que les personnes chargées de mettre en oeuvre la stratégie délibérée doivent penser leur reporting en se référant aux facteurs clés de succès qui ont été identifiés pour permettre l’atteinte des objectifs visés.
Ainsi, les indicateurs-clés à retenir dans un tableau de bord de pilotage sont ceux qui permettent de vérifier si les performances sont alignées avec la stratégie.
Un indicateur clé = un objectif
Ce n’est pas simple de se mettre d’accord sur les indicateurs qui permettent vraiment de mesurer l’alignement des performances avec la stratégie !
Il y a plus : cela ne suffit pas. Pour chaque indicateur, il va falloir établir une valeur cible, qui définit la qualité à atteindre : un montant, en euros, une quantité, un délai, un pourcentage.
Chaque matin, avant le travail, je fais un footing, toujours sur le même parcours. Certains matin, j'ai de bonnes sensations, et parfois, je ressens que ma course a été pénible. Ces informations relèvent de mes impressions. La seule manière d'objectiver ma performance sera de chronométrer, chaque jour, ma course, puis de comparer mon chrono avec le temps de parcours défini, à l'avance, comme la valeur cible à atteindre.
Pour chaque indicateur-clé (KPI) utile à votre reporting, vous devrez définir une valeur cible, soit la performance à atteindre pour être aligné avec la stratégie.
Au-dessous de cette valeur, un indicateur indique une sous-performance, au-dessus, il y a surperformance.
Une surperformance est-ce une bonne nouvelle ?
Si l’étude de votre reporting montre que, sur certains paramètres, vous dépassez la performance attendue, le réflexe doit être le suivant :
- L’objectif fixé, la valeur cible est elle réaliste ? N’est-elle pas trop facile à atteindre.
- Si, en réponse au point 1° votre constat est que la valeur cible est bien qualibrée, vous devez vous demander si vous n’avez pas affecté trop de ressources, pour atteindre la performance constatée.
Je m’explique : une stratégie entrepreneuriale commence par la définition d’un projet. Pour réaliser cette vision entrepreneuriale, il faudra des moyens. Le premier rôle d’un porteur de projet est de réunir les moyens nécessaires (argent, hommes, matériels, …) puis de les affecter intelligement.
En cas de surperformance, la question de l’efficience se pose : est-ce qu’on a pas mis plus de moyens que nécessaire, sur telle ou telle activité. Et si la réponse est oui, c’est dommage, car ces ressources sont alors gaspillées. Sans compter qu’elles auraient pu être plus utiles si elles avaient été affectées sur un autre poste, qui lui, est en sous performance, à la lecture de votre tableau de bord de pilotage.
Le reporting sert à repérer ce qui fonctionne bien
Le reporting aide à ajuster la trajectoire de l’entreprise.
Un bon reporting sert aussi à repérer ce qui fonctionne bien.
Il s’agit de capitaliser et reproduire les processus qui donnent satifsfaction, autant que d’objectiver les prises de décision pour remédier aux désalignements.
Exemples d'indicateurs-clé
- évolution des ventes,
- nombre de commandes,
- taux de litiges, trésorerie disponible,
- marge commeciale
- nombre de commandes en retard,
- dépassements de budgets
- etc.
Chaque entreprise a ses propres « indicateurs-clé », en fonction de son modèle économique.
Analyser des écarts pour ajuster le cap
Pour prendre de bonnes décisions, votre reporting doit comparer des prévisions à des résultats réels.
Pour chaque indicateur-clé, on fixe un objectif, une « valeur cible ».
La prévision est un exercice délicat. D’ailleurs la construction des budgets prévisionnels est un sujet complexe.
L’analyse des écarts entre prévisions et résultats objective la prise de décisions. L’examen du reporting permet d’identifier des tendances.
Cela donne au dirigeant d’entreprise, des clés pour optimiser sa gestion.
Avec un tableau de bord comme boussole, la gestion devient plus objective, ce qui rassure tout le monde : l’entrepreneur, les employés, le banquier… et même les clients le ressentent.
L’usage systématique du reporting vous aide à garder le cap tout en ajustant la trajectoire quand il y a des turbulences.