Je vous aide à professionnaliser votre gestion.
Formateur en compta et administration des entreprises, je suis passionné par l'optimisation des activités économiques.
Quand on a la responsabilité d’une entreprise, ou simplement du suivi financier d’un projet, on entend parler de “charges à payer” et de “factures non parvenues”. Dès qu’un arrêté comptable est nécessaire, il faut faire le point sur les charges déjà engagées et sur celles qui, au contraire, seront exposées plus tard.
Ce jargon comptable dissimule en réalité une logique simple : faire en sorte qu’un arrêté comptable, à une date « N », reflète la vérité économique de la période écoulée.
Les charges supportées par une entreprise doivent impacter son résultat comptable ni trop tôt, ni trop tard.
Pour y parvenir, les comptables enregistrent, lors des bilans de fin d’année, des écritures dites « de régularisation » (ou « écritures d’inventaire »).
Les charges à payer sont des écritures de régularisation
Les régularisations de « charges à payer » sont nécessaires car il arrive souvent que la facture d’un fournisseur arrive tardivement, alors que sa prestation concerne une période comptable déjà terminée.
Une autre situation, inverse, occasionne aussi une régularisation : lorsqu’une facture est déjà comptabilisée, mais concerne en réalité l’exercice suivant. On parle alors de Charges Constatées d’Avance (CCA), c’est-à-dire de charges à reporter à l’exercice suivant.
Mais, pour cet article, et l’exemple de comptabilisation d’une facture non parvenue que je propose en vidéo, dans l’épisode de ma chaîne « Le Dictionnaire du Business » ci-dessous, concentrons-nous sur les charges à payer, à imputer sur l’exercice qui se termine.
Tout savoir sur les Factures Non Parvenues
Avec l’étude de cas illustrée dans la vidéo ci-dessous, vous saurez pourquoi passer des « factures non parvenues » est une pratique courante lors de l’arrêté des comptes annuels d’une société.
Vous verrez également le « comment comptabiliser ? », avec l’intégralité du jeu d’écritures : enregistrement de la charge à payer, extourne, puis comptabilisation finale de la facture.
Les “charges à payer” ne sont pas des corrections d’erreurs
La facturation tardive n’est pas toujours liée à un manque de rigueur administrative : c’est parfois simplement impossible de faire autrement.
Imaginez que vous bénéficiez d’une prestation en décembre, mais que la facture n’arrive qu’en avril ou mai de l’année suivante. Cette situation est fréquente. Voici deux exemples
Une comptabilité à l'image fidèle de la réalité
Exemple 1
Les personnes qui établissent les fiches de paie ne peuvent calculer certaines charges de l’année N qu’après avoir clôturé l’exercice de paie.
C’est le cas avec les taxes calculées sur la masse salariale d’une année.
La clôture des paies se fait légalement au 31 janvier N+1, et les taxes concernées ne sont payables que courant février N+1.
Pourtant, ces taxes (Apprentissage, Contribution à la Formation, etc.) sont bien des charges à rattacher aux comptes de l’exercice N. Une écriture de régularisation « Charges à payer » est donc indispensable dans les comptes de N.
Exemple 2
Dans la vidéo ci-avant, je développe un exemple typique : celui des honoraires de l’expert-comptable, qui finalise les comptes annuels de l’entreprise.
D’un point de vue économique, la charge appartient à l’année N, car c’est la comptabilité de N qu’il faut clôturer. Mais l’expert-comptable réalise ce travail dans les premières semaines de l’année N+1.
Comme pour les taxes de l’exemple précédent, il est impossible d’anticiper ce travail. Les honoraires, bien que non facturés au 31/12/N, concernent bel et bien l’arrêté comptable de N.
L’entreprise doit donc provisionner cette charge : elle enregistrera une « Facture Non Parvenue».
Principe d’indépendance des exercices
Le principe d’indépendance des exercices est l’un des principes fondamentaux de la comptabilité.
Il impose que :
- une « Charge » soit inscrite dans les comptes l’exercice où elle a été consommée, même si elle n’est pas encore payée ;
- un « Produit » soit comptabilisé dans l’exercice où la prestation a été réalisée, même s’il n’est pas encore encaissé.
Je reviendrai sur la régularisation des « Produits » dans un autre article.
Limitons-nous ici aux “Charges à Payer”, qui existent précisément pour ajuster les comptes de « Classe 6 » lorsque nécessaire.
Facture Non Parvenue (FNP) : la plus courante des charges à payer
Une FNP, permet d’enregistrer :
- la charge liée à une prestation consommée,
- une dette estimée, qui deviendra définitive lorsque la facture arrivera.
L’intérêt est double :
- le résultat de l’année est correct, car les charges sont rattachées à la bonne période ;
- une dette à venir est provisionnée, même si elle n’est pas encore facturée.
Pourquoi ne pas comptabiliser les FNP en compte #401 ?
Ce n’est pas pour compliquer les opérations comptables : c’est un point de droit.
Le compte #401 Fournisseurs est réservé aux dettes « certaines », c’est-à-dire :
- Certaines dans leur principe
Il existe une obligation incontestable (facture reçue, contrat, bon de livraison…). - Certaines dans leur montant
Le montant est connu ou estimable de manière fiable (l’expert-comptable sait, à peu près combien il facturera pour les prestations d’arrêté comptable annuel). - Rattachées à l’exercice
La charge concernée doit être logiquement rattachée à l’exercice comptable à finaliser.
Mais, en droit, tant que la facture n’est pas reçue, l’entreprise n’est pas redevable de son paiement au fournisseur. On utilise donc le compte « 408 – Fournisseurs – Factures Non Parvenues », pour marquer la différence avec les dettes fournisseurs déjà dues par l’entreprise, le dernier jour d’un exercice comptable (la facture est déjà dans les comptes).
Attendez plutôt que le prestataire concerné ait fini son travail, pour reconnaître que vous lui devez de l’argent.
Il est de votre intérêt, en tant que client, de ne pas créditer trop tôt un compte fournisseur : en cas de litige, la présence d’une dette au crédit d’un compte 401 sera interprétée, à priori comme une reconnaissance de dette.
Les comptes de Charges à Payer du PCG
Outre la FNP (408), le PCG prévoit plusieurs comptes de régularisation du Passif :
- 408 – Fournisseurs – Factures non parvenues
- 4286 – Personnel – Autres charges à payer
- 4386 – Organismes sociaux – Charges à payer
- 4486 – État – Charges à payer
- 4686 – Divers comptes créditeurs et charges à payer
Tous ces comptes servent à la même chose : enregistrer une dette certaine dans son principe, mais non encore facturée, en contrepartie d’une charge à payer.
Le compte de « Classe 4 » utilisé varie seulement en fonction de la nature de la charge à imputer, dans le contexte d’une écriture de régularisation.
Les trois étapes de comptabilisation d'une FNP
La vidéo ci-dessus raconte l’exemple de l’entreprise LAPOMME et montre les trois étapes d’une écriture de Facture Non Parvenue, ainsi que leur chronologie.
Etape 1 : comptabilisation au 31/12/N
On enregistre :
- la charge (ex. honoraires),
- la TVA, si elle est applicable
- la dette provisoire (408).
La charge est ainsi rattachée à la bonne année (Principe d’indépendance des exercices).
Etape 2 : Extourne au 01/01/N+1
On passe l’écriture inverse (pour éviter que la charge soit comptabilisée deux fois lorsque la facture réelle sera enregistrée).
Etape 3 : Comptabilisation de la facture
Quand la facture arrive, en cours d’année N+1 :
- on l’enregistre normalement au journal des achats,
- en créditant cette fois le compte #401.
Seul l’éventuel écart entre le montant estimé et le montant facturé impacte N+1.
Formation : Les Écritures de Fin d’Exercice
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Je vous propose une formation courte et pratique, pensée aussi pour les non-comptables.
Vous serez alors plus à l’aise avec les écritures comptables obligatoires, en fin d’année et vous saurez les appliquer.
En résumé
- Une FNP permet de rattacher une charge à la bonne année, quand la facture du fournisseur ne peut être émise avant la date de clôture des comptes annuels d’une société.
- On utilise obligatoirement le compte 408 (et non le 401).
- On extourne au 1er janvier pour éviter les doublons.
Cette écriture garantit des comptes justes, cohérents et conformes à la Loi.
Pour un dirigeant, maîtriser la logique des écritures de régularisation du bilan comptable de fin d’année évite des erreurs coûteuses : résultat faussé, dettes mal évaluées, bilan incohérent, voire comptabilité rejetée et redressement fiscal.
Pour poursuivre sur le thème des écritures de régularisation, en fin d’exercice comptable, regardez mes explications sur la comptabilisation d’une variation de stock.