La facturation termine le circuit documentaire des transaction commerciales. Une facture, c’est plus qu’un simple document comptable. C’est une pièce comptable, mais aussi une preuve juridique, qui rend une dette « certaine » : avec une facture en bonne et due forme, un fournisseur peut réclamer son argent à son client.
Vos factures doivent comporter une série de mentions obligatoires. Ca prend toute son importance en cas de litige.
Les règles de facturation s’appliquent à tous les vendeurs. Vous êtes responsable d’une petite entreprise ? Avec cet article vous pourrez vérifier si vos factures sont conformes. Et vous préparer à vous adapter aux nouvelles mentions, dont l’usage sera bientôt imposé.
Je vous aide à professionnaliser votre gestion.
Formateur en compta et administration des entreprises, je suis passionné par l'optimisation des activités économiques.
Pourquoi des "mentions obligatoires" sur les factures ?
Les mentions obligatoires sur les factures servent avant tout à refléter, sur le papier la réalité des transactions, faciliter les contrôles administratifs, et sécuriser les relations commerciales. L’enjeu d’une facturation des ventes, dans les règles de l’art est de respecter la Loi, pour éviter des problèmes en cas de contrôle fiscal mais aussi de disposer de documents probants, en cas de litige, avec un client. En effet, si une affaire finit devant la justice, parce que le client refuse de payer, le juge donne tort d’office, au vendeur, si sa facture ne comporte pas toutes les mentions légales obligatoires. Au tribunal, le respect du formalisme prime sur le débat de fond, en matière commerciale !
Les objectifs
- Respect des obligations et notamment du paiement des sommes dues.
- Etablir une preuve d’achat (titre de propriété, garantie, …)
- Calcul des des taxes (TVA, …)
- Justification des flux financiers (détection des fraudes)
Avant de regarder vers l’avenir, faisons le tour de ce qui est déjà imposé aujourd’hui. Les absences ou erreurs dans ces informations peuvent mener à des sanctions (jusqu’à 15 € par mention manquante sur chaque facture, ça chiffre vite !).
Voici la liste des incontournables :
1° Le numéro de la facture
Unique et basé sur une séquence chronologique sans rupture. Ce numéro rend chaque facture traçable. La continuité de la numérotation permet de vérifier si aucune pièce comptable n’a été omise, dans le journal de ventes. (On peut commencer à 241021 mais la facture suivante porte forcément le numéro suivant 241022).
2° L’identité des parties
- Nom, adresse et statut juridique de l’entreprise émettrice de la facture (société, entrepreneur individuel, etc.). La mention du numéro SIREN du vendeur s’impose.
- Nom et adresse du client – que ce soit un particulier ou une entreprise.
Le but est que les parties prenantes à la vente soient identifiable sans confusion possible.
3° La date de la facture
Elle marque le moment de l’émission. C’est aussi un point de repère crucial pour fixer l’échéance de règlement et le fait générateur de la TVA. Un vendeur n’a pas le choix dans la date, pour l’émission de ses factures.
4° Le détail des produits et services facturés
Mentionnez chaque produit ou service avec sa quantité et sa référence éventuelle, leur prix unitaire hors taxe, et le total HT pour chaque ligne. Le but est que la facture reflète exactement et en détail ce qui a fait l’objet de la vente.
L’idéal, pour un circuit documentaire probant, est qu’on puisse reconnaitre les éléments facturés sur le bon de commande du client et les éventuels bons de livraison ou de prestation.
5° Les dates des transactions ou des prestations
Quand la facture concerne une prestation, indiquer la date de réalisation ou la période de la prestation est obligatoire. S’il s’agit d’une livraison de bien, précisez la date de livraison ou d’enlèvement. En cas de facture récapitulative, le détail des livraisons facturées doit être repris. Ici encore, faire référence aux différents bons de livraisons qui font l’objet d’une facture unique est conseillé.
C’est important de stipuler tous les détails utiles pour la traçabilité. Le circuit documentaire idéal d’une vente commence par un bon de commande émis par le client, suivi d’un ou plusieurs bons de livraison ou d’intervention, pour finir par la facturation. En cas de contestation, la facture ne suffira pas a établir la bonne foi du vendeur. En conséquence, une bonne pratique est de reprendre les références de commande et de livraison sur chaque facture de vente, pour permettre de remonter à l’historique des relations entre le client et le vendeur.
6° Les taux de TVA et leur montant
La TVA est un autre élément obligatoire sur les factures, le taux applicables à chaque élément vendu doit être repris. En pied de facture, le total hors-taxe (l’assiette de la TVA), ventilé par taux de TVA doit être précisé, en face du montant de la taxe correspondant.
Si la vente est exonérée de TVA, le vendeur doit préciser, pour son client, l’article de Loi qui autorise cette exonération (exemple, pour la franchise en base de TVA : « TVA non applicable-article 293 B du CGI ».
7° Le montant total HT et TTC
En bas de la facture, la logique commande d’inscrire la somme totale due par le client, à la fois HT et TTC.
Cela permet d’éviter tout malentendu sur le montant exact à payer.
8° Les conditions de règlement
- Mode de paiement attendu (virement, chèque, espèces)
- Délai de paiement convenu, en cas de vente à crédit
- Mention des éventuelles pénalités de retard et les modalités d’application de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
Conseil : Mieux vaut écrire « à payer avant le 31/10/27 », que « payable à 30 jours nets ».
Préciser la date à laquelle la facture devra être payée, au plus tard, évite toute mauvaise interprétation du délai de règlement par le client.
Si la facture est déjà réglée, le vendeur doit délivrer une facture acquittée. Il s’agit pour lui de reconnaître que la facture émise ne correspond pas à un appel à paiement.
Les mentions légales envisagées : (ce que le législateur prépare)
Alors que la digitalisation des entreprises se renforce, des mentions supplémentaires sont envisagées pour assurer davantage de sécurité et de transparence. Certaines de ces nouvelles mentions devraient apparaître prochainement.
A l’heure ou j’écris ces lignes, des modifications concernant notamment les modalités de facturation électronique ont été maintes fois reportées.
Voici les principaux changements qui pourraient intervenir bientôt, concernant les mentions légales obligatoires sur les factures.
1. Numéro de la commande du client
Souvent déjà imposé par les conditions générales d’achats des clients professionnels mais pas encore obligatoire par la Loi,
l’ajout du numéro de commande (notamment pour les transactions B2B) pourrait bientôt devenir obligatoire.
2. Mentions spécifiques en fonction du type d’entreprise
Des mentions adaptées aux entreprises de services (notamment pour les prestations longues ou fractionnées) ou aux entreprises exportatrices vers l’Union européenne pourraient être requises dans un avenir proche.
Personnellement, j’indique déjà sur mes factures la mention « prestations de services ». Et j’écrirais « livraison de be bien », si cela correspondai à ce que je vends).
3. Informations supplémentaires sur la TVA intracommunautaire
Dans le contexte des échanges intracommunautaires, des précisions supplémentaires pourraient être demandées concernant la TVA, notamment pour éviter les fraudes dans les transactions avec d’autres pays. En effet, quand un pays de l’UE accorde une récupération de TVA à un assujetti et que la taxe perçue par le vendeur n’a pas abouti dans ces caisses, l’état concerné y va de sa poche. malgré le principe d’autoliquidation de la TVA, les erreurs et les fraudes, en matière de transactions intracommunautairs représente un pognon de dingue.
4. Numéros spécifiques pour les plateformes d’e-commerce
Avec l’essor de la vente en ligne et des plateformes numériques, des obligations de mentionner les identifiants des plateformes partenaires sont envisagées. Cela serait destiné à faciliter la traçabilité des transactions e-commerce. Ici encore, des taxes normalement acquises au Trésor Public ne sont, en fait jamais versées. Ils s’agit très souvent de petits montants, mais, avec la massification des achats en ligne, au total, cela représente un manque de recette important, pour le budget de l’Etat.
Si les mentions obligatoires sont absentes de vos factures, vous vous exposez à des sanctions
Des amendes sont infligées par l’Etat, en cas de constat d’irrégularité dans le formalisme de vos documents de vente.
De plus, la comptabilité des ventes peut être rejetée par le fisc, en cas de mauvaise gestion de la facturation, avec, pour conséquence des redressements fiscaux.
En plus, comme évoqué ci-avant, si vos factures de ventes ne sont pas valables, la justice vous déboutera, si vous devez faire un procès à un client contestataire.
Je développe ici : les sanctions consécutives à l’absence des mentions légales sur les factures.